La comptabilité d'un établissement Horeca, au quotidien

Ce que couvre la comptabilité, en bref

Notre comptabilité d'établissement horeca couvre l'encodage mensuel des recettes de caisse ventilées par taux de TVA, des décomptes de plateformes, des achats et de la banque, puis les déclarations TVA périodiques et les comptes annuels. Elle se fait sur pièces numérisées, transmises une fois par mois.

Elle est le socle des autres volets : la fiscalité s'y appuie, le coût du personnel y arrive ventilé lorsque la mission inclut le volet social, et le pilotage mensuel, en option, en tire ses ratios. Ce qui suit détaille ce que nous encodons, ce que nous vous demandons chaque mois, et ce que vous recevez en retour.

Ce que nous encodons chaque mois

Les recettes, depuis votre caisse

Le point de départ n'est pas un relevé bancaire, c'est le rapport Z de votre caisse, c'est-à-dire sa clôture quotidienne. Il faut le ventiler par taux : un repas consommé sur place est taxé à 12 %, une boisson à 21 %. vérifié le 08-10-2026 Il faut ensuite le rapprocher des encaissements réels : espèces, cartes, titres-repas, plateformes. Un écart entre le rapport de caisse et la banque n'est pas une anomalie en soi ; ne pas savoir l'expliquer en est une. Le détail des taux est sur la page TVA horeca, et ligne par ligne sur les taux applicables à votre carte.

Exemple illustratif, chiffres fictifs et volontairement ronds : un service du soir dans un restaurant. Le rapport Z affiche deux lignes.

Les encaissements du même jour doivent retomber sur 1 725,00 € TTC : par exemple 425,00 € en espèces, 1 000,00 € par carte et 300,00 € en titres-repas. Si le total diffère, l'écart a une cause à retrouver avant d'encoder : un paiement imputé au mauvais jour, une remise non enregistrée, une erreur de ligne en caisse. C'est ce rapprochement, répété chaque jour de service, qui rend la déclaration TVA défendable.

Les décomptes de plateformes

Le montant net que la plateforme vous reverse n'est pas forcément votre chiffre d'affaires. La première question est celle du rôle de la plateforme : agit-elle pour votre compte, comme mandataire ou commissionnaire, ou pour son compte propre ? Dans le premier cas, seule sa commission est une charge pour vous et le prix payé par le client reste votre chiffre d'affaires ; dans le second, ce qui compte est le prix auquel vous lui vendez. Encoder le net sans avoir tranché fausse d'un seul geste votre chiffre d'affaires et votre marge. vérifié le 08-10-2026

Les documents qui permettent de trancher : le contrat avec la plateforme et le décompte qu'elle émet ; le décompte seul ne dit rien de son rôle.

Les achats et les stocks

Un établissement reçoit des livraisons plusieurs fois par semaine, souvent avec des bons de livraison qui précèdent la facture. Nous travaillons sur pièces numérisées, avec une règle simple : ce qui ne nous parvient pas dans le mois est encodé le mois suivant. C'est la seule discipline que nous vous demandons vraiment.

Le coût matière d'une période se calcule ainsi : achats de la période, plus le stock de début, moins le stock de fin. Sans stock de début et de fin, il n'y a pas de coût matière, seulement des achats. La fréquence à laquelle le stock est compté se convient avec vous, selon la place qu'il occupe dans votre exploitation.

La banque

Chaque ligne bancaire doit retrouver sa pièce : une facture d'achat, un rapport de caisse, un décompte de plateforme, un salaire, une échéance de crédit. Les lignes qui n'en ont pas sont listées et vous sont posées comme questions, pas encodées au hasard dans un compte d'attente. Un compte d'attente qui grossit mois après mois est le signe d'un dossier qui se dégrade.

La checklist de fin de mois

Voici ce que nous vous demandons de rassembler.

1. Les rapports Z de chaque jour de service. Tous, y compris les jours d'événement privé : un jour manquant fait disparaître des recettes et leur TVA.
2. Les factures d'achat du mois, numérisées. Une photo lisible suffit si le fournisseur n'envoie pas de fichier ; les factures structurées reçues par voie électronique arrivent déjà au bon format, voir Peppol.
3. Les bons de livraison dont la facture n'est pas encore arrivée. Ils permettent de rattacher la livraison au mois où la marchandise est entrée.
4. Les décomptes de chaque plateforme de livraison, mois par mois, et, la première fois, le contrat qui fixe son rôle.
5. Les extraits bancaires du mois, pour tous les comptes de l'établissement.
6. Les nouvelles pièces de vie du dossier : un nouveau contrat de crédit, de leasing ou de bail, une nouvelle caisse, un changement de fournisseur principal. Ces événements changent la comptabilité des mois suivants.

Ce que nous faisons de ces pièces, dans l'ordre :

Le principe qui sous-tend cette liste est le même partout : la comptabilité d'un mois est juste quand les pièces de ce mois sont toutes là. Une pièce en retard ne fait pas disparaître la dépense, elle la déplace.

Les déclarations que nous prenons en charge

• Déclarations TVA périodiques et listing annuel des clients assujettis.
• Calcul des versements anticipés et des régularisations.
• Comptes annuels et déclaration à l'impôt des sociétés, ou déclaration à l'impôt des personnes physiques si vous exercez en nom propre.
• Suivi des échéances de facturation électronique structurée entre entreprises, dans les deux sens : factures de vos fournisseurs que vous recevez, factures que vous émettez à vos clients professionnels. Voir Peppol et la facture électronique.

La préparation de ces déclarations suppose une comptabilité à jour : c'est la raison pour laquelle la checklist de fin de mois passe avant tout le reste. Les arbitrages qui précèdent l'impôt — rémunération du dirigeant, calendrier des investissements — sont traités sur la page fiscalité.

Dans quel outil vit votre comptabilité

Nous travaillons principalement sous Odoo, et nous utilisons également les autres logiciels du marché quand votre situation l'impose — un groupe qui a déjà son environnement, un repreneur qui hérite d'un historique.

Ce choix a une conséquence concrète pour vous : votre comptabilité n'est pas une boîte noire dont vous recevez un extrait une fois par an. Les données vivent dans un outil du marché, dont elles restent exportables si un jour vous changez de cabinet. Une comptabilité que vous ne pouvez pas récupérer proprement est un coût de sortie déguisé — nous préférons qu'il n'y en ait pas.

Côté caisse, nous nous branchons couramment sur Restomax et Lightspeed : selon le logiciel, les données de vente arrivent sans ressaisie ou via un rapport que nous encodons, avec la ventilation par taux.

Le détail logiciel par logiciel de caisse est sur la page logiciel de caisse horeca.

Ce que vous recevez, et quand

Le forfait de base couvre les déclarations, la comptabilité complète et les comptes annuels ; ce qui est toujours inclus, et ce qui fait varier le montant, est détaillé sur la page tarifs. Avec l'option pilotage mensuel, vous recevez en plus une situation mensuelle avec les ratios du métier, pas seulement un solde.

Le bilan annuel n'est pas le livrable principal : c'est la conséquence de douze mois correctement tenus.

Ce que la comptabilité ne remplace pas

Elle ne remplace pas votre secrétariat social. Les contrats de travail, la Dimona, les déclarations sociales et la paie passent par lui ; lorsque la mission inclut la coordination sociale, nous coordonnons avec lui et nous recevons ses états de paie pour que le coût du personnel arrive en comptabilité ventilé. Les statuts et leurs points de vigilance sont sur la page social et paie, et sur l'ensemble de nos services.

Elle ne remplace pas non plus un accompagnement de reprise : racheter un fonds ou des parts demande un examen des chiffres avant la signature, traité sur reprise et cession.

Si votre comptabilité a du retard

C'est une situation fréquente, et ce n'est pas, en soi, un motif de refus. Nous reprenons les exercices en retard dans l'ordre, en commençant par ce qui expose le plus : déclarations TVA manquantes, comptes annuels non déposés. Le retard se traite ; le cacher, non. Le déroulé du transfert depuis un autre cabinet est décrit sur la page changer de comptable, et les cinq étapes, de l'entretien de reprise au premier mois, dans notre article changer de comptable en 5 étapes.

Si vous vous reconnaissez, le plus court est de décrire votre situation en une minute : nous revenons vers vous avec une première analyse, sans que rien soit engagé.

Pour votre type d'établissement